KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Ege Sigorta Eksperleri Derneği (“ESED”) tarafından aşağıda açıklanan amaçlar ve hukuki sebepler çerçevesinde işlenebilmektedir.

Ege Sigorta Eksperleri Derneği (ESED)
Mimar Sinan Mah. 1421 Sok. No:41/11 Konak / İzmir
E-posta: info@esed.com.tr
Telefon / WhatsApp: 0232 332 33 87

Bu Aydınlatma Metni; ESED üyeleri, üyelik başvurusunda bulunan kişiler, eski üyeler, internet sitesi ziyaretçileri, iletişim kanallarını kullanan kişiler, toplantı, eğitim ve etkinliklere katılan kişiler ile ESED’in faaliyetleri kapsamında kişisel verileri işlenen diğer ilgili kişilerin KVKK’nın 10. maddesi uyarınca bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.

KVKK uyarınca aydınlatma kapsamında veri sorumlusunun kimliği, kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiği, kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceği, toplama yöntemi ve hukuki sebep ile ilgili kişinin haklarının açıklanması gerekir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu

2. İşlenen Kişisel Veriler

ESED ile ilişkinizin niteliğine göre aşağıdaki kişisel veriler işlenebilir.

Kimlik Bilgileri

ad ve soyad,
doğum tarihi,
kimlik doğrulama amacıyla gerekli bilgiler,
üyelik işlemleri kapsamında gerekli diğer kimlik bilgileri.

İletişim Bilgileri

cep telefonu ve iş telefonu,
e-posta adresi,
iş adresi,
yazışma ve iletişim bilgileri.

Mesleki Bilgiler

sigorta eksperliği levha numarası,
eksperlik branşları,
firma veya ekspertiz şirketi bilgileri,
mesleki unvan,
görev ve yetki bilgileri,
kurul, komisyon ve çalışma grubu görevleri.

Üyelik Bilgileri

üyelik başvurusu,
üyelik başlangıç ve sona erme bilgileri,
üyelik durumu,
üyelikle ilgili karar ve işlem kayıtları,
aidat durumu,
genel kurul ve dernek faaliyetlerine ilişkin kayıtlar.

Dernek üyeliğine ilişkin bilgiler, niteliğine göre KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri olarak değerlendirilebilir.

Finansal Bilgiler

üyelik aidatı bilgileri,
borç ve tahsilat kayıtları,
ödeme tarihi,
ödeme tutarı,
ödeme yöntemi,
işlem referansları,
muhasebe ve mali kayıtlar.

İletişim, Talep ve Şikâyet Bilgileri

iletişim formları,
e-posta yazışmaları,
telefon veya WhatsApp üzerinden iletilen talepler,
soru, öneri ve şikâyet içerikleri.

İşlem Güvenliği Bilgileri

IP adresi,
oturum kayıtları,
giriş ve çıkış bilgileri,
cihaz ve tarayıcı bilgileri,
erişim ve güvenlik logları.

Görsel ve İşitsel Veriler

fotoğraf,
video,
toplantı ve etkinlik görüntüleri,
gerekli olduğu durumlarda ses kayıtları.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz;

üyelik başvurularının alınması ve değerlendirilmesi,
üyelik işlemlerinin yürütülmesi,
üye kayıtlarının tutulması,
üye takip sisteminin işletilmesi,
üyelik statüsünün yönetilmesi,
üyelerle iletişim kurulması,
aidatların hesaplanması, takip edilmesi ve tahsil edilmesi,
banka ve online ödeme işlemlerinin yürütülmesi,
mali ve muhasebesel kayıtların oluşturulması,
genel kurul ve seçim süreçlerinin yürütülmesi,
yönetim, denetim, disiplin, komisyon ve çalışma gruplarına ilişkin süreçlerin yürütülmesi,
mesleki toplantı, eğitim, seminer ve organizasyonların gerçekleştirilmesi,
üyelerin mesleki gelişimine yönelik faaliyetlerin yürütülmesi,
üyelere mesleki ve idari duyurular yapılması,
ESED tüzüğünde belirtilen amaç ve faaliyetlerin gerçekleştirilmesi,
üye rehberi ve mesleki iletişim alanlarının yönetilmesi,
internet sitesinin işletilmesi ve güvenliğinin sağlanması,
iletişim taleplerinin cevaplandırılması,
hukuki ve idari yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerinin karşılanması,
hukuki hakların kurulması, kullanılması ve korunması,
bilgi ve sistem güvenliğinin sağlanması

amaçlarıyla işlenebilir.

4. Üye Takip Sistemi

ESED, üyelik süreçlerinin düzenli ve güvenli biçimde yürütülmesi amacıyla elektronik bir üye takip sistemi kullanabilir.

Bu sistemde;

kimlik ve iletişim bilgileri,
mesleki bilgiler,
üyelik statüsü,
aidat bilgileri,
işlem geçmişi,
kurul ve görev bilgileri,
üyelikle ilgili idari kayıtlar

tutulabilir.

Üye takip sistemine erişim, görev ve yetki ihtiyacına göre sınırlandırılır. Sistem üzerinde gerçekleştirilen işlemler bilgi güvenliği ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla kayıt altına alınabilir.

5. Aidat ve Online Ödeme İşlemleri

ESED üyelik aidatlarının banka, sanal POS veya ödeme hizmet sağlayıcıları aracılığıyla tahsil edilmesi halinde;

üye bilgisi,
aidat dönemi,
ödeme tutarı,
ödeme tarihi,
ödeme sonucu,
ödeme yöntemi,
işlem referansı

gibi bilgiler işlenebilir.

Kart bilgilerinin ilgili banka veya ödeme hizmet sağlayıcısı tarafından doğrudan alınması halinde kredi veya banka kartı bilgilerinin tamamı ESED tarafından görüntülenmez veya saklanmaz.

6. Üye Bilgilerinin Yayımlanması

Üyelerin mesleki iletişimini kolaylaştırmak amacıyla ESED internet sitesinde üye rehberi veya profil alanları oluşturulabilir.

Bu alanlarda ilgili hukuki şartların bulunması halinde;

ad ve soyad,
firma bilgisi,
iş telefonu,
e-posta adresi,
iş adresi,
eksperlik branşları,
mesleki unvan ve görev bilgileri

yayımlanabilir.

Kişisel verilerin kamuya açık şekilde yayımlanması, ilgili işleme faaliyeti bakımından geçerli hukuki sebebe dayanılarak gerçekleştirilir. Açık rıza gerektiren yayın veya paylaşım faaliyetleri için ayrıca açık rıza alınır.

7. Görsel ve İşitsel Veriler

ESED tarafından gerçekleştirilen toplantı, eğitim, seminer, genel kurul, sosyal etkinlik ve organizasyonlarda fotoğraf ve video çekimleri yapılabilir.

Bu kayıtlar;

etkinliklerin kayıt altına alınması,
kurumsal iletişim,
faaliyetlerin duyurulması,
arşiv ve bilgilendirme

amaçlarıyla işlenebilir.

Kamuya açık internet sitesi veya sosyal medya hesaplarında yayımlanması bakımından açık rıza gerektiren durumlarda ilgili kişiden ayrıca açık rıza alınır.

8. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, ilgili işleme faaliyetinin niteliğine göre KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde yer alan hukuki sebeplere dayanılarak işlenir.

Bu kapsamda;

kanunlarda açıkça öngörülmesi,
ESED’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması,
bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla ESED’in meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması,
özel nitelikli kişisel veriler bakımından KVKK’nın 6. maddesinde belirtilen işleme şartlarının bulunması,
diğer hukuki işleme şartlarının bulunmadığı durumlarda ilgili kişinin açık rızasının bulunması

hukuki sebeplerine dayanılabilir.

Aydınlatma yükümlülüğü, veri işlemenin açık rıza veya başka bir hukuki sebebe dayanmasından bağımsızdır; her durumda yerine getirilmelidir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu

9. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri

Kişisel veriler;

üyelik başvuru formları,
üye takip sistemi,
ESED internet sitesi,
iletişim formları,
e-posta,
telefon,
WhatsApp,
toplantı ve genel kurul kayıtları,
etkinlik ve organizasyon kayıtları,
aidat ve ödeme işlemleri,
banka ve ödeme hizmet sağlayıcıları,
kamu kurumları ve meslek kuruluşlarıyla yürütülen işlemler,
çerezler ve diğer teknik sistemler

aracılığıyla elektronik veya fiziki ortamda elde edilebilir.

Veriler tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle işlenebilir.

10. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, ilgili işlemin yürütülmesi için gerekli olduğu ölçüde;

yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
adli ve idari mercilere,
mevzuat kapsamında yetkili meslek kuruluşlarına,
bankalara,
ödeme hizmet sağlayıcılarına,
muhasebe ve mali müşavirlik hizmet sağlayıcılarına,
bilgi teknolojileri ve barındırma hizmeti sağlayıcılarına,
hukuk ve teknik danışmanlara,
etkinlik, eğitim ve organizasyon hizmeti sağlayıcılarına

aktarılabilir.

Kişisel verilerin aktarılması, ilgili işlem amacı ve KVKK’da belirtilen şartlarla sınırlı olarak gerçekleştirilir.

Aydınlatma metninde aktarım amaçları ve alıcı gruplarının belirtilmesi gerekmektedir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu

11. Yurt Dışına Veri Aktarımı

ESED tarafından kullanılan e-posta, bulut, yazılım, analiz, iletişim veya diğer teknolojik hizmetlerin altyapılarının yurt dışında bulunması halinde kişisel verilerin yurt dışına aktarılması söz konusu olabilir.

Yurt dışına kişisel veri aktarılması halinde KVKK’nın ilgili hükümleri ve yürürlükteki mevzuatta öngörülen şartlar uygulanır.

12. Çerezler

ESED internet sitesinde;

internet sitesinin düzgün çalışması,
güvenliğin sağlanması,
kullanıcı tercihlerinin hatırlanması,
site kullanımının analiz edilmesi

amaçlarıyla çerezler kullanılabilir.

Zorunlu olmayan ve açık rıza gerektiren çerezler, ilgili kişinin tercihi alınmadan etkinleştirilmez.

Çerez kullanımı hakkında ayrıntılı bilgiye Çerez Politikası üzerinden ulaşabilirsiniz:

Çerez Politikası:
https://www.esed.com.tr/iletisim/cerez-politikasi/

13. Kişisel Verilerin Saklanması

Kişisel veriler;

işleme amacının gerektirdiği süre,
üyelik ilişkisinin devam ettiği süre,
Dernekler mevzuatı,
mali ve muhasebesel yükümlülükler,
kanuni saklama süreleri,
hukuki zamanaşımı süreleri

dikkate alınarak muhafaza edilir.

Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması ve başka bir hukuki saklama yükümlülüğünün bulunmaması halinde kişisel veriler mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

14. Kişisel Veri Güvenliği

ESED, kişisel verilerin;

hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
kişisel verilere hukuka aykırı erişilmesini engellemek,
güvenli şekilde muhafaza edilmesini sağlamak

amacıyla uygun teknik ve idari tedbirleri almaya yönelik çalışmalar yürütür.

Kişisel verilere erişimler görev ve yetki ihtiyacına göre sınırlandırılır.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde ilgili mevzuat kapsamında gerekli ilave güvenlik tedbirleri uygulanır.

15. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında ilgili kişiler;

kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
kişisel verilerin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
kişisel verilerin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme,
kanuni şartların oluşması halinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda kişinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesi nedeniyle zarara uğranması halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

16. Başvuru

KVKK kapsamındaki taleplerinizi ESED’e iletebilirsiniz.